Секретарь - где учиться, зарплата, преимущества профессии

Предлагаем вам разобраться, что же на самом деле скрывается за скромной деятельностью работника секретариата. Какими бывают разновидности этой профессии? Какими навыками и умениями должен обладать секретарь, и существуют ли перспективы развития?

При выборе профессии многие руководствуются престижностью специальности, возможностью карьерного роста и уровнем оплаты труда. Работа секретарем, к сожалению, не входит в список престижных и высокооплачиваемых профессий. Мало того, ее представителей нередко относят к низшей категории сотрудников, поскольку бытует мнение, что с обязанностями секретаря может справиться каждый, даже тот, кто не имеет особых навыков и образования.

Однако думающий человек с уверенностью скажет, что секретарь не только ответственная, но и очень тяжелая профессия. И, прежде всего потому, что секретарь – лицо компании, занимающее довольно значимую позицию и, в некоторой степени, являющееся посредником между начальством, подчиненными и клиентами.

Кто такой секретарь?

Профессия секретаря появилась много веков назад. В истории Древнего Рима упоминается слово "secretarius" - человек, который осведомлен обо всех делах патриция; советник, держащий все секреты в строжайшей конфиденциальности. Кроме того, к представителям этой профессии относились писари и летописцы, фиксировавшие хронологическую последовательность событий и осуществлявшие записи распоряжений и указов царей.

В российской истории секретари приобрели особое значение при дворе Петра I, который выдвигал к ним жесткие требования. В его понимании эту должность мог занимать исключительно образованный мужчина, дворянин знатного рода. Некоторые изменения в требования внесла Екатерина II, включив в перечень обязанностей секретаря такие качества, как наглость и изворотливость.

В современном понимании слово "секретарь" подразумевает офисного сотрудника с широким спектром обязанностей, направленных преимущественно на организацию эффективной административной и управленческой деятельности фирмы. Как правило, секретарь – это "правая рука" начальства, лицо компании, знающее все нюансы ее деятельности. Объем требований, предъявляемых кандидатам, во многом зависит от уровня предприятия или организации, и их перечень может варьироваться исходя из потребностей руководителя. К основным должностным обязанностям относится:

просмотр и сортировка корреспонденции, почты;
прием телефонных звонков;
обеспечение офиса необходимыми для работы предметами;
общение с посетителями;
организация встреч руководителя и планирование его рабочего времени;
протоколирование совещаний или собраний;
организация командировок (бронирование отелей и билетов) и т.д.

На сегодняшний день работников секретариата принято подразделять на несколько узких специализаций, предполагающих наличие у претендентов определенных знаний:

Секретарь на "ресепшн". К этой должности не выдвигается особых требований, и она считается наименее престижной. Для работы не требуется специального образования, а в круг обязанностей зачастую входит распределение звонков, встреча клиентов, выполнение мелких поручений, закупка канцтоваров и прочих офисных принадлежностей.
Секретарь-референт. Человек, который занимает не последнее место в компании и приравнивается к должности офис-менеджера. На этой должности без специального образования не обойтись. Работа предполагает редактирование различного рода документов, подготовку проектных решений, контроль над работой других сотрудников, составление речей для выступления руководителя на мероприятиях.
Помощник руководителя. Очень почетная и ответственная должность, которая включает организацию работы сотрудников, решение административных и организационных проблем. Для ассистента крайне важным является знание всех дел компании, а также наличие доверительных отношений с руководителем.

Помимо указанных разновидностей, существуют несколько дополнительных специализаций со специфическими требованиями. Например:

Секретарь-переводчик. Наряду с другими обязанностями, должен владеть на высоком уровне иностранным языком для участия в переговорах с зарубежными партнерами.
Технический секретарь. Претендент должен безупречно владеть методом "слепого" набора текста, работать с оргтехникой и телефонными звонками.
Судебный секретарь – работник суда, проверяющий явку людей на заседание, протоколирующий слушания, печатающий судебные акты и выполняющий поручения судьи.
Офис-секретарь отвечает за административно-хозяйственные вопросы: выполнение распоряжений руководителя, встреча партнеров, ведение переписки, организация командировок.
Делопроизводитель – человек, систематизирующий документацию, оформляющий счета, регистрирующий корреспонденцию и работающий с архивом.

Какими личностными качествами должен обладать секретарь?

Поскольку специфика работы секретаря предполагает помощь руководителю в ведении дел, хороший специалист отличается, в первую очередь, ответственностью и пунктуальностью. Немаловажное значение имеет его внимательность, исполнительность и организованность – это позволяет избежать недоразумений при составлении документации и распорядков.

Секретарю должны быть присущи такие качества, как опрятность, аккуратность, доброжелательность, умение налаживать контакт с людьми, что обусловлено необходимостью взаимодействия с руководством, клиентами и коллективом.

Ну а поскольку секретарь является лицом компании, приятная внешность – неотъемлемый критерий. Безусловно, это совсем не значит, что на эту должность подходит исключительно девушка модельной внешности, здесь важно чувство стиля и наличие вкуса. Стоит заметить, что секретарями, как правило, становятся женщины. Считается, что они более гибкие и стрессоустойчивые, а также могут сделать офис более уютным.

Преимущества профессии секретарь

Среди основных преимуществ профессии секретарь можно отметить:

стабильность;
приобретение полезных навыков общения;
новые знакомства;
работа в комфортном офисе;
возможность совмещения с учебой или работой.

Эта работа не относится к самым высокооплачиваемым. Чаще всего уровень оплаты зависит от региона проживания, уровня квалификации кандидата и размеров компании – согласно статистическим данным средняя зарплата секретарей колеблется в пределах от 15 до 60 тысяч рублей. Хороший специалист, работающий в крупной компании, может рассчитывать на вполне приличную, даже по меркам большого города, зарплату.

Недостатки профессии секретарь

Не стоит думать, что профессия секретаря состоит исключительно из преимуществ – она включает немало нюансов, которые не могут не огорчать. В первую очередь, это касается отсутствия перспективы развития. Как правило, руководители не желают расставаться с хорошими сотрудниками, поэтому не продвигают их по службе. Хотя случается, что секретарей все же оценивают по достоинству и повышают. Но этого могут добиться только те, кто продемонстрировал трудолюбие, ответственность и хорошее знание своего дела.

Среди основных недостатков профессии секретарь можно также отметить:

ненормированный рабочий день;
монотонная работа, в случае занятости на мелких предприятиях;
необходимость "держать лицо" в любых ситуациях.

Где можно получить профессию секретарь?

Российские ВУЗы не предлагают обучение по направлению "секретариат". А зря, поскольку для руководителей все чаще становится важным уровень образования их помощников. Именно поэтому сегодня преимуществом обладают кандидаты с дипломом в области филологии, психологии, коммуникации и другими сопутствующими направлениями.

Базовые навыки секретарского дела можно получить в колледжах и техникумах. Учебные заведения осуществляют подготовку в течение 1-3 лет для учащихся, окончивших 11 или 9 классов школы соответственно. Также освоить профессию секретаря можно на специализированных курсах – здесь желаемый сертификат можно получить гораздо быстрее. Однако сегодня рынок переполнен предложениями, и не все они обеспечивают качественное образование, поэтому к выбору образовательной организации нужно подходить очень внимательно.

Подписывайтесь на наш Telegram, чтобы быть в курсе важных новостей в сфере образования.